氏子総会の案内状｜手配りと郵送はいくら違う？

案内状を配ったあと、当番が帰るまでを数える

氏子総会の案内状を手配りするとき、当番が出すのは足だけでしょうか。家ごとに封筒を分ける時間、車を出した人の燃料代、配り終えた先から集会所まで戻る距離があります。会計帳には紙代と封筒代が残っても、最後の一軒から歩いて帰った人の分はどこにも出ません。郵送に替えるかを相談するなら、最初にここを数えておきたいと思います。

まず配布の始点と終点を決めます。例えば磐田市見付の集会所を出て、配布後に残った封筒を同じ場所へ戻す想定なら、その往復を一回と数えます。見付の実在の神社の当番表や配布実績を示す例ではありません。自宅から直接配り、最後の家から自宅へ帰る組なら、それに合わせて記入します。地図上で十軒を線で結んだ長さと、当番が玄関から玄関まで実際に往復した長さでは、数字が違ってきます。

時計を見るのは出発時と帰着時の二度で足ります。一人が四十分歩けば四十分、二人が一緒に四十分歩けば延べ八十分です。二人で別の道を回った場合は、それぞれの時間を足します。一方、車一台に二人乗って走った距離は一台分です。人数を掛ける欄と掛けない欄を分けるだけで、引継ぎを受ける人は「二人必要なのか、一台あれば足りるのか」を読み取れます。

私は、会えた家の数と封筒を届けた数も分けたいです。郵便受けに入れる約束の家なら、玄関で応答を待つ時間は要りません。手渡しを頼まれて一通持ち帰ったなら、翌日の往復までがその一通の配布です。留守だった家を一軒ずつ総会の席で読み上げる必要はありません。手渡しの約束が何件あり、そのために何回出直したか。翌年の当番に役立つのはその数字です。

定形なら一通110円。封をした見本で確かめる

日本郵便の国内料金表によると、定形郵便物は重さ50グラムまで一通110円です。長方形で長辺14～23.5センチ、短辺9～12センチ、厚さ1センチまでという条件もあります。

私は案内を小さく折り、実際に使う封筒に入れて封をした見本を一通量るのが早いです。用紙だけを量って残りを見込むと、同封した議案書や返信用封筒の重さを落とします。

日本郵便が2024年6月13日に発表し、同年10月1日に実施した改定では、かつて別料金だった25グラム以下と25グラム超50グラム以下が一つになりました。定形の条件に収まる二つの封筒がそれぞれ24グラムと26グラムでも、料金はどちらも110円です。

前年の会計帳に切手代が残っていても、古い区分を引き写すより、今回送る見本と料金表の一行を照らした方が確かです。

封筒の形にも理由があります。例えば議案書を折らずに大きい封筒に入れ、短辺が12センチを超えれば、50グラムに収まっても定形の料金は使えません。別の用紙を入れる家があるなら、同じ中身の家をひと組として、その組ごとに一通量ります。予算に書く「110円×通数」は、そうして同じ条件をそろえた封筒の計算です。返信用の郵送料をこちらで持つ場合は往路と別に計上します。

十軒に同じ紙を渡すなら、手配りでも郵送でも印刷は十部です。両方で同じ封筒を使う想定なら、その代金も共通です。反対に、手配りは折った紙をそのまま渡し、郵送する分だけ封筒を買う地域なら、買い足した分も差額に入ります。印刷を担当する人と配る人が違う場合は、磐田市で祭りの資料を印刷するときの段取りも参考に、何部をどこで受け取るかまで先に合わせておきます。

十軒のうち二軒を郵送するなら、切手代は220円

十軒すべてに案内を届けると仮定します。八軒は歩いて回れる範囲にあり、二軒は地区外に転居し、本人から現住所での受け取りを希望されています。この条件で、十軒全部を郵送すると切手代は1,100円、八軒を歩き、二軒だけ郵送すると220円です。差は880円。どちらも封筒込みで定形50グラム以内とし、封筒代、印刷費、返信にかかる費用はこの金額に含めていません。

私が会計の席で知りたいのは「切手を買うと220円増える」の先です。その二軒のためだけに車を出す人がいたのか。用事の帰りに通る道なのか。前者なら別にかかる往復の時間と燃料代があり、後者なら寄り道した分が負担です。車で出かける予定の全部を総会の費用に載せたら、今度は郵送の方が実際以上に安く見えます。商売の見積もりと同じで、やり方を替えたときに動く費用だけを拾います。

例えば、地区外二軒をまとめて訪ねるためだけに往復12キロ走ると仮定します。燃費を1リットル当たり15キロ、燃料単価を仮に170円と置くと、使う燃料は0.8リットル、燃料代は136円です。切手220円との差は84円。この84円は実際の磐田の燃料価格でも、人が運転する時間の値段でもありません。駐車代がかかる場合や、切手を買うために別に車を出す場合は、自分の組の数字に置き換えます。

仮にこの運転に一人で三十分かかり、切手が手元にあって通り道で投函できるなら、二通の宛名書きと投函に要した時間を三十分から引きます。逆に一軒は通院の帰り道で、もう一軒は相手が集会所で受け取れるなら、同じ二通でも浮く時間は小さくなります。私は無償の三十分に一律の時給を掛けるより、「84円の差で、誰のどの往復が省けるか」と尋ねる方が判断しやすいと思います。

空き家の郵便受けと、本人が選んだ宛先を分ける

家が地区内に残っていても、案内を読む人がそこで暮らしているとは限りません。土地家屋の側から見ると、相続した人の住所、建物の所在地、総会の案内を受け取りたい人の連絡先は、それぞれ別の情報です。家を相続したという一事で宛名を変えたり、転居したという一事で名簿から外したりすると、当番だけで参加の扱いまで決めてしまいます。ここで決めたいのは、この一通をどこへ届けるかです。

転居後も案内を希望する人には、地区で使ってきた連絡先から、総会の案内を送ってよい住所と宛名を本人に確かめます。「実家には月に一度行く」という返事なら、総会までに見ることができるかを含めて、本人の受け取りやすい方を聞けば済みます。玄関の様子だけで空き家と決めつけたり、表札が残っていることを受け取りの了解と考えたりする根拠はありません。

宛先が分からない封筒は、配り終えた束に数えず、連絡を取る担当に戻します。転居先の番地を推測で書いたり、近所の人に封筒を預けて解決したことにしたりすると、本人が読めたかを誰も説明できません。反対に、本人の希望で元の住所の郵便受けに届けると決まっているなら、その取り決めで配れます。氏子であるかを地図の上で決める必要はありません。

住所は配る人が手元で読めれば足ります。総会で予算を説明する紙には「地区外へ二通、切手代220円」と書けば、番地まで全戸に配らなくても金額の理由は伝わります。連絡先を預かる範囲と、次の当番へどう渡すかは、氏子名簿を引き継ぐときの手順で扱いました。今回の送り先として教わった住所を、別の催しの配布先へそのまま写すことも避けたいと思います。

次の当番には、減らせた往復を一行で残す

今の人数で総会の案内を回すために、私なら一つだけ変えます。地区外に移った人から郵送の希望と現住所を確認できたら、その封筒を出発前に手配りの束から抜く。元の家まで行き、郵便受けの前で迷い、封筒を持ち帰ってから宛先を探す往復をなくすためです。顔を合わせて渡すのが楽しみだという人まで、一度に郵送へそろえる理由はありません。

配布後の記録には「手配り何軒・延べ何分・徒歩何キロ、車は何キロ、郵送何通・送料何円」と、測れたところだけ書きます。同じ道を二人で歩いた場合、道の長さと各人の足にかかった距離を混ぜないよう「二人で同じ道を往復」と添えます。距離を測れなかったら空欄で構いません。次の組がその数字を実績として予算に使うなら、もっともらしい概算を残す方が困ります。

私が迷うのは、顔を合わせれば総会に出にくい事情も聞ける家です。その時間を丸ごと「節約できる」と書いたら、手配りを選ぶ理由が表から消えます。希望を聞いて手渡す一軒と、誰も受け取りに来ないと分かっている家への一往復は、当番にとって意味が違います。案内した後のお礼の届け方を分けたいときは、祭りのお礼状を二重に配らない工夫も参照してください。

次の配布日を待たずにできるのは、前年の配布表を開き、「届け先を本人にもう一度聞く一通」を選ぶことです。その一通の行き先が決まれば、買う切手の枚数も、歩く人に渡す束の厚さも変わります。全戸を同じ方法にそろえる議論より先に、当番が出なくて済む往復を一つ、封筒の行き先から決められます。